如何给下属分配工作

如何给下属分配工作 2015 年 11 月 27 日 担任经理职位并不一定能够自动为他人正确分配工作。

事实上，许多管理者往往都是非常糟糕的分配者。

现代管理者的一个非常重要的责任就是将工作分配给他人。

如何实现有效分配？美国作家 J.W. Lee 和 M. Pierce 提出了建立有效分配系统的七个步骤。

如果你能认真遵循这些步骤，你将能够提高你的管理能力，改善你部门的工作，提高你公司的效率，并将自己从具体的业务活动中解放出来。

第一步是选择需要分配给其他人的工作。

原则上，任何其他人能处理的工作，你都可以分配给其他人。

为此，您必须首先了解下属的能力。

对工作和下属的评价是获得这种理解的途径。

仔细检查要完成的各项任务，确保了解其要求、任何特殊问题或复杂性，在没有充分了解工作情况和预期结果的情况下不要分配工作。

当你清楚地了解自己的工作后，你也必须让你的下属了解它。

有必要向处理工作的下属解释工作的性质和目标，并确保下属通过完成工作获得新的知识或经验。

最后，分配工作后，您还必须确定您对工作的控制程度。

如果工作一旦分配，您无法控制和了解工作进度，则应自行处理。

而不是重新分配。

记住不要委派“烫手山芋”的工作。

所谓“烫手山芋”类工作，是指那些优先级最高、需要你亲自立即处理的特殊任务。

例如，你的老板非常感兴趣并且看重的某项具体工作就是“烫手山芋”的工作。

这种工作你必须自己做。

此外，不要将高度机密的任务分配给他人。

如果某项工作涉及只有您应该知道的特殊信息，请不要分配它。

第二步是选择适合该工作的人。

建议您对下属进行一次全面的评价。

您可以花几天时间要求每个报告写下他们对其职责的评论。

让每位员工诚实、坦诚地告诉你他们喜欢做什么以及他们想要做什么新的事情。

然后，您可以召开会议，让每位员工发表自己的观点并邀请其他人发表评论。

要特别注意两名员工相互重叠的一些任务。

如果一名员工有意见、表达强烈反对或对另一名员工提出尖锐批评，你需要花一些时间与他们私下交谈。

在这个评估过程中，你还需要掌握两点：了解工作和员工完成工作的速度。

通过这种方式，您想知道员工对其工作的理解有多深。

如果你发现有些员工对自己的工作非常了解，并且远远超出了你最初的预期，那么这些人可能有能力和智慧来承担重要的任务。

了解员工完成工作的速度是另一项重要任务。

例如，您可能知道一位秘书的打字速度是另一位秘书的两倍，或者一位助理可以用另一位助理一半的时间完成相同的困难任务。

一旦你掌握了每个员工对自己工作的理解程度以及他们完成工作的速度，你就可以估计每个人可以处理什么样的工作。

然后，您可以返回分析已分配的工作并决定如何分配工作。

分配给那些能够达到目标要求的人。

如果你对员工的分析是正确的，选择能够胜任这项工作的人就会更容易。

回到工作知识和员工完成工作的速度这两个主要标准。

然后你决定是否想要把工作做好或快速完成。

这种决策目标会告诉你什么样的人有资格胜任这项工作。

这样，您就有可能充分发挥最有才华的员工的潜力。

但要记住的一件事是，您应该尽量避免将所有工作委托给一个人的倾向。

除了上述两个主要标准外，其他因素也在选择合适的任务人员方面发挥着作用。

时间价值是一个非常重要的因素。

您需要小心，不要将低优先级的任务分配给公司中时间价值较高的人员。

用人而不用才，不仅浪费金钱，而且影响员工的积极性。

总之，只要你按照员工对工作的理解程度、完成工作的速度、时间的价值和他的培训的价值等原则谨慎行事，你就可以选择适合你工作的人。

想要分配。

第三步：确定分配工作的时间、条件和方法。

大多数经理倾向于在最糟糕的时间分配工作。

早上上班后他们做的第一件事就是分配工作。

这对于管理者来说可能很方便，但会降低员工的积极性。

员工感觉如何？下属带着一天要做什么的想法来到办公室，结果一到就收到新的工作。

他们被迫改变原来的日程安排并调整优先事项。

这样做的结果就是浪费时间。

分配工作的最佳时间是下午。

把作业当作一天中的最后一件事来完成。

这有助于下属为明天的工作做好准备，并对如何完成明天的工作做出具体安排。

另一个好处是，员工可以带着新任务回家睡觉，并在第二天到达办公室时集中精力工作。

面对面分配是分配工作的最佳方式。

这种工作分配使得回答下属的问题变得更加容易。

及时获得反馈，充分利用面部表情和动作来强调工作的重要性。

只有不重要的任务才应该以消息注释的形式分配。

如果你想让你的下属在新的工作中受到激励和激励，你必须相信在分配的工作上花费时间是值得的。

写一篇笔记来分配工作可能会快速而容易地完成，但它不会给人留下深刻而重要的印象。

分配工作是人的事情。

它是将重要的工作交给下属来做。

如果可能的话，最好面对面分配工作。

第四步：制定精确的分配计划。

只有明确了目标，才能开始分发工作。

工作由谁负责？为什么选择某人来做这项工作？完成这项工作需要多长时间？预期结果是什么？完成工作所需的材料在哪里？下属如何向你汇报工作进展？在分配工作之前，这些问题必须有明确的答案。

你还需要写下你计划实现的目标，给员工一份副本，并保留一份供你自己参考。

这将使上级和下级双方都能了解工作的要求和特点，不至于对工作要求产生误解。

该分配计划应指导有效分配工作的整个过程。

第五步：分配工作在分配工作之前，你需要清楚地解释为什么选择他来完成某项工作。

关键是要强调积极的一面。

向他指出他的特殊才能适合这份工作；你还必须强调你对他的信任。

同时，也应让下属意识到自己对完成工作任务的重要责任；让他知道完成工作任务将直接影响他当前和未来在组织中的地位。

在解释工作的性质和目标时，告诉你的下属你所知道的一切。

不要因为你还没有分享完你所拥有的信息而给你的下属设置陷阱。

你需要列出所有的目标：谁要求做这项工作，谁向工作汇报，客户是谁等等。

你还应该告诉你的下属你在这个工作领域的经验。

让他们知道过去事情是怎么处理的，取得了什么结果等等。

让你的下属充分理解你想要的结果。

如果可能的话，尝试列出事实、数量和具体目标。

“这需要尽快完成”并不足以解释这项工作。

给下属一个完成工作的期限。

让他知道，只有在最糟糕的情况下，完成工作的最后期限才会被推迟。

向他解释清楚完成工作的期限是如何设定的以及为什么这个期限是合理的。

另外，你还必须制定工作汇报程序，并告诉他什么时候向你汇报工作并附上与工作相关的信息；同时，你还必须向他指出所检查的工作的预期结果是什么，以便他明确提出要求。

最后，一定要明确表达出对下属的信任和对工作的兴趣。

说“这是一项重要的工作，我相信你能做好”这样的话可以对你的下属产生很大的激励作用。

总之，记住，合理分配工作不仅可以节省时间，还可以在员工之间营造快乐的工作氛围。

第六步：检查下属的进度。

制定评估分配工作进度的计划是一项技能。

检查太频繁会浪费时间；对分配的工作漠不关心也可能导致灾难。

不同工作的检查计划有所不同。

这主要取决于工作的难度、工作人员的能力以及完成工作所需的时间长短。

如果某项工作非常困难并且是重中之重，那么你应该经常检查进度，每两天一次，以确保工作的成功，而不需要花费太多时间。

此类工作具有固有的工作进展阶段。

一个阶段的结束是另一个阶段的开始。

这一阶段的停止时间也是检查和评估工作进度的最佳时机。

当您将一项艰巨的任务分配给经验不足的下属时，出于必要性和完成工作的愿望，多次检查进度会很有帮助。

本文到此结束，希望对大家有所帮助。